Vilka kostnader är avdragsgilla i ett UK Ltd?
Ett brittiskt Ltd kan dra av många kostnader som hör till verksamheten. Men att bolaget betalar en utgift innebär inte automatiskt att den är avdragsgill vid beräkningen av Corporation Tax.
När är en kostnad avdragsgill?
För ett brittiskt Limited skiljer HMRC bland annat mellan revenue expenses och capital expenses.
Revenue expenses är normalt kostnader som hör till den löpande verksamheten. För att kunna dras av vid beräkningen av bolagets skattepliktiga vinst ska kostnaden ha uppkommit för ett affärsmässigt syfte.
Capital expenses avser i stället vanligtvis köp, förbättring eller försäljning av tillgångar som företaget använder under en längre tid. Sådana utgifter behandlas på ett annat sätt.
Grundprincipen
Att bolaget har betalat en kostnad innebär inte automatiskt att den är avdragsgill.
Det behöver bland annat gå att visa vad kostnaden avser och varför den hör till bolagets verksamhet. Därför är det viktigt att behålla korrekta och tillräckligt detaljerade underlag.
Vanliga avdragsgilla kostnader
Vilka kostnader som kan dras av beror på företagets verksamhet och omständigheterna kring utgiften. Nedan följer exempel på vanliga kostnader som kan vara avdragsgilla när de är hänförliga till verksamheten.
Kontor och administration
Exempel kan vara kontorsmaterial, telefon, programvaror, vissa IT-tjänster och andra löpande administrativa kostnader som används i verksamheten.
Resor i tjänsten
Kostnader för affärsresor kan exempelvis omfatta tåg, flyg, buss, parkering eller andra resekostnader när resan görs för bolagets verksamhet.
Privata resor och vanlig pendling mellan bostaden och en permanent arbetsplats omfattas inte automatiskt av samma regler.
Personal och externa uppdragstagare
Löner och andra relevanta personalkostnader kan vara kostnader i verksamheten. Även kostnader för konsulter eller underleverantörer kan vara avdragsgilla när tjänsterna utförs för bolagets affärsverksamhet.
Varor och material
Varor som köps in för vidareförsäljning samt råvaror och material som används för att producera det bolaget säljer är typiska kostnader som kan höra till den löpande verksamheten.
Försäkringar och bankkostnader
Företagsförsäkringar, bankavgifter och vissa andra finansiella kostnader kan vara avdragsgilla när de hör till företagets verksamhet.
Särskilda regler gäller för bland annat kostnader och intäkter som omfattas av reglerna om loan relationships.
Lokaler
Kostnader för företagets lokaler kan exempelvis omfatta hyra, uppvärmning, elektricitet och business rates när kostnaderna är hänförliga till bolagets verksamhet.
Marknadsföring och webbplats
Annonsering, marknadsföring och vissa kostnader för företagets webbplats kan vara normala kostnader för att bedriva och marknadsföra verksamheten.
Arbetskläder och skyddsutrustning
Arbetskläder som verkligen är uniformer eller skyddskläder kan omfattas av andra regler än vanliga privata kläder. Vanliga kläder blir däremot inte automatiskt avdragsgilla bara för att de används i arbetet.
Utbildning
Utbildningskostnader kan under vissa förutsättningar vara kostnader för verksamheten, exempelvis utbildning som är relevant för de arbetsuppgifter som utförs i företaget.
Skattebehandlingen kan bero på vem utbildningen avser, syftet med utbildningen och hur den är kopplad till verksamheten.
Löpande kostnad eller kapitalutgift?
Det är viktigt att skilja en vanlig löpande kostnad från en kapitalutgift.
En löpande kostnad – revenue expense – är normalt en del av företagets dagliga verksamhet. Kostnaden för exempelvis löpande redovisningsarbete kan vara en typisk verksamhetskostnad.
En capital expense avser ofta en tillgång som ska användas under en längre tid. Exempel kan vara maskiner, serverutrustning, fordon eller andra större tillgångar.
Capital allowances
En kapitalutgift dras normalt inte av på samma sätt som en vanlig löpande verksamhetskostnad.
Bolaget kan däremot under vissa förutsättningar få skattelättnad genom capital allowances. Vilken typ av skattelättnad som kan användas beror bland annat på vilken tillgång företaget har köpt.
Kostnader som inte är avdragsgilla
Vissa utgifter är uttryckligen undantagna från avdrag vid beräkningen av Corporation Tax.
Representation av kunder
HMRC anger entertaining clients som ett exempel på en kostnad som normalt inte får dras av vid beräkningen av bolagets skattepliktiga vinst.
Bolaget kan alltså bokföra och betala kostnaden, men den kan behöva läggas tillbaka när den skattepliktiga vinsten beräknas.
Privata kostnader är inte bolagets avdragsgilla verksamhetskostnader enbart därför att de har betalats från företagets konto.
Om en utgift har både ett privat och ett affärsmässigt inslag behöver den därför bedömas noggrant.
Spara underlag för företagets kostnader
HMRC kräver att företaget har korrekta och tillräckligt detaljerade räkenskaper och underlag.
För varje kostnad bör det därför vara möjligt att förstå:
- vad företaget har köpt,
- vem som har levererat varan eller tjänsten,
- kostnadens belopp och datum,
- hur kostnaden hör ihop med företagets verksamhet.
En tydlig bokföring gör det också betydligt enklare att avgöra vilka kostnader som ska dras av och vilka som behöver behandlas på annat sätt i bolagets Company Tax Return.
I behov av hjälp?
Vilka kostnader som är avdragsgilla beror på företagets verksamhet och de faktiska omständigheterna.
Om du behöver hjälp med bolagets redovisning, Corporation Tax eller bedömning av en specifik kostnad kan du kontakta revisorn i UK.
Kontakta revisorn i UKOfficiell information
Artikeln innehåller generell information om kostnader i ett brittiskt Limited och ersätter inte individuell skatte- eller redovisningsrådgivning. Skattebehandlingen beror på företagets faktiska omständigheter.