Ditt nya UK Limited

När ditt brittiska Limited-bolag har registrerats börjar nästa del – att hålla bolagets uppgifter, bokföring och rapportering i ordning.

Ett UK Ltd är en egen juridisk person. Det innebär bland annat att bolagets ekonomi ska hållas åtskild från ägarens privata ekonomi. Som director ansvarar du också för att bolagets uppgifter hålls aktuella och att obligatorisk rapportering görs i tid.

För de flesta mindre Limited-bolag är administrationen relativt enkel när man har ordning på några grundläggande delar.

Bolagets dokumentation

Bolaget ska ha ordning på sina bolagshandlingar och sin ekonomiska dokumentation. Det omfattar bland annat uppgifter om aktieägare och aktier, beslut som fattats i bolaget samt dokumentation som hör till verksamheten.

Bokföringsunderlag som fakturor, kvitton, kontoutdrag och annan ekonomisk dokumentation ska också sparas. För ett aktivt bolag ska ekonomisk dokumentation normalt bevaras i minst sex år från utgången av det räkenskapsår som den avser.

Det är en god rutin att redan från början hålla bolagets dokumentation samlad och bolagets ekonomi åtskild från den privata ekonomin.

Confirmation Statement

Alla UK Ltd ska lämna en Confirmation Statement till Companies House minst en gång under varje tolvmånadersperiod.

Det är i grunden en bekräftelse på att Companies House har korrekta uppgifter om bolaget. Confirmation Statement ska lämnas även om bolaget inte har bedrivit någon verksamhet.

Årsredovisning och bokföring

Ett Limited-bolag ska normalt upprätta Annual Accounts för varje räkenskapsår. Årsredovisningen bygger på bolagets löpande bokföring och rapporteringen ska göras inom de tidsfrister som gäller för bolaget.

Deadlines och rapporteringskrav kan skilja sig beroende på bolagets situation. Små bolag, micro-entities och vilande bolag kan också omfattas av särskilda eller förenklade regler.

Companies House och HMRC

De två myndigheter som ett brittiskt Limited-bolag framför allt kommer i kontakt med är Companies House och HM Revenue & Customs, HMRC.

Companies House hanterar bolagets registrerade uppgifter och bolagsrapportering, medan HMRC ansvarar för bland annat bolagsskatt och skatteregistrering.

Identitetsverifiering hos Companies House

Directors och personer med betydande kontroll, PSC, omfattas av krav på identitetsverifiering hos Companies House.

Efter genomförd verifiering får personen en personlig Companies House-kod som används i samband med vissa registreringar och rapporteringar.

Ändringar i bolaget

Vissa förändringar ska meddelas till Companies House när de inträffar. Det kan exempelvis gälla:

• ny eller avgående director
• ändrad Registered Office
• förändringar av PSC
• förändringar av aktier eller aktiekapital
• ändringar av Articles of Association

Det är viktigt att skilja mellan sådana löpande förändringar och den årliga Confirmation Statement. En Confirmation Statement ersätter inte skyldigheten att registrera andra förändringar när det krävs.

Bokföringsprogram

Ett digitalt bokföringsprogram kan göra den löpande administrationen betydligt enklare, särskilt för mindre Limited-bolag.

Det kan användas för bland annat fakturering, löpande bokföring och sammanställning av ekonomiska uppgifter inför årsredovisningen.